Digitalizzazione dei documenti delle visite dei medici del lavoro

Una azienda operante nel settore sanitario con poliambulatori sparsi in due regioni, ha espresso l’esigenza di digitalizzare i documenti sanitari prodotti attualmente con un gestionale in uso su notebook dei medici del lavoro che svolgono l’attività fuori dagli ambienti dell’azienda, direttamente presso le aziende sue clienti. “I medici ora sono costretti ad uscire con le stampanti per poter produrre i documenti sul posto, e nel rientro dei documenti in azienda c’è sempre il rischio di perdita degli stessi ed è complessa la loro protezione dalla possibile consultazione di persone non autorizzate, durante l’archiviazione fisica” questa è la motivazione che ha spinto il direttore generale ad affrontare la trasformazione dei processi, oltre alla richiesta del risk manager di ridurre i costi delle assicurazioni riducendo i rischi.

Ma c’è un altra esigenza: si desidera raccogliere anche i consensi sui documenti possibilmente direttamente da parte del firmatario e fare in modo che i medici possano utilizzare i propri TokenUSB o SmartCard per le Firme Digitali con certificati Qualificati per sottoscrivere i referti.

Implementando una soluzione basata su HitSignUp, l’azienda ha potuto evitare la produzione su carta dei documenti in mobilità, impiegando il formato pdf. Il gestionale è stato modificato per produrre i documenti con i campi firma e modulo direttamente integrati nel file: in questo modo HitSignUp può riconoscerli ed automatizzarne la compilazione. I medici portando con se anche un tablet Wacom da 10”, possono raccogliere la firma grafometrica ed i consensi direttamente da parte dei pazienti con la penna elettronica. I TokenUSB e le SmartCard con i certificati dei medici sono stati impiegati da HitSignUp rilevandoli dalle porte USB ed utilizzandoli per fargli apporre le firme digitali sui referti, in abbinamento alla firma grafometrica del paziente.

L’azienda ha deciso di optare per la raccolta di firme FEA di tipo grafometrico; quindi, tramite i propri consulenti legali ha predisposto la documentazione richiesta dalla normativa per realizzare questo tipo di processo, impiegando documenti template forniti da HiT. HiT ha inoltre fornito tramite partner specializzati, il servizio  di emissione della coppia di chiavi RSA per la criptazione dei dati biometrici ed il servizio di escrow della parte privata della chiave, così come previsto dal provvedimento prescrittivo del Garante di novembre 2014, in merito al trattamento dei dati biometrici per le FEA.

L’azienda ha così ottenuto molteplici vantaggi:

• eliminata la necessità di stampare i documenti fuori dalle sedi dell’azienda
• riduzione dei rischi di visualizzazione dei dati di tipo sanitario da parte di personale non autorizzato, ad esempio dai gestori dell’archivio
• possibilità di aggiornare lo stato dei consensi del paziente nel gestionale, leggendo i dati inseriti tramite HitSignUp e ritornati assieme al documento informatico
• invio ove possibile anche in tempo reale ed eventualmente via PEC, di una mail al paziente con una copia del documento prodotto
• archiviazione automatica dei documenti trattati senza necessità di scansione
• riduzione dei rischi operativi per la perdita del cartaceo o errori in fase di archiviazione
• riduzione dei costi di assicurazione grazie alla riduzione dei rischi operativi ed alla eliminazione del deposito cartaceo

Poter digitalizzare la produzione e la certificazione del documento con HitSignUp, ha permesso di ridurre e anche di molto, i rischi legati alla compliance

non solo digitalizzare il documento ed eliminare la carta!