Digitalizzazione dei DDT in sede e mobilità e Raccolta Dati sul Campo

Una azienda ha espresso la necessità di digitalizzare la raccolta della firma di presa in carico sui documenti DDT e fatture accompagnatorie nei magazzini della sede principale di produzione e nei magazzini remoti sparsi sul territorio italiano.

Ad oggi la raccolta della firma del vettore, dell’autista o del destinatario della merce, è un atto che scatena alcuni processi interni, tra cui:

• verifica della spedizione
• preparazione di altra merce nell’area di carico
• avvisi merce pronta e spedita ai destinatari e spedizionieri, ecc…

I documenti prodotti ai vari desk dei magazzini, vengono scansionati ed archiviati digitalmente nel sistema documentale da operatori interni e spediti in scatoloni alla sede centrale.

L’azienda è dotata di molti autisti, i quali portano la merce presso i clienti dell’azienda e qui raccolgono la firma di consegna ed annotazioni. Si desidera raccogliere anche questa firma in modo elettronico. Ma non solo: “sarebbe bello poter raccogliere anche immagini e dati inerenti la consegna, solitamente annotate a penna sul foglio” questo è quello che pensa il responsabile dell’azienda. Ed aggiunge: “se questi dati fossero disponibili al più presto possibile, sul gestionale, non solo non perderemmo tempo a visionare le note magari diversi giorni dopo la consegna, ma saremmo molto più efficenti nel rispondere alle esigenze emerse in fase di consegna“.

Implementando una soluzione basata su HitSignUp, l’azienda ha potuto evitare la produzione su carta dei documenti sia nei magazzini che in mobilità, impiegando il formato pdf e passando i file ai programmi ed applicazioni HitSignUp. Gli operatori, utilizzando le interfacce sui PC e tablet grafometrici con le penne elettroniche, hanno potuto gestire la compilazione dei documenti direttamente nel formato elettronico, aggiungendo firme, immagini ed inserendo dati in form creati dinamicamente sulla base del contenuto delle pagine visualizzate, producendo il documento finale direttamente in modalità informatica. I dati raccolti sul campo e le immagini, restituiti in formato xml assieme al documento informatico ai sistemi documentali, sono state utili per aggiornare i dati gestionali dell’operazione.

L’azienda ha così ottenuto molteplici vantaggi:

• riduzione dei tempi di esecuzione dei processi fino al “real-time”
• la possibilità di trasformare i processi a valle della spedizione, senza interruzione di continuità dovuta alla stampa e ricezione del cartaceo
• incremento generale di efficenza e tempestività sui processi che utilizzano i dati di ritorno raccolti da HitSignUp
• eliminazione dei documenti cartacei da archiviare
• eliminazione della spedizione dei documenti dai magazzini remoti
• archiviazione automatica dei documenti trattati senza necessità di scansione
• riduzione dei rischi operativi per la perdita del cartaceo o errori in fase di archiviazione

Poter digitalizzare la raccolta della firma è stato un motivo per efficientare e trasformare altri flussi e processi

non solo digitalizzare il documento ed eliminare la carta!