Dalla carta alla digitalizzazione
non temiamo il confronto
I vantaggi della svolta digitale
una medaglia senza l’altra faccia
Definire il quadro
molte domande, una sola risposta
L’inchiostro diventa digitale
La suite di soluzioni software
per la digitalizzazione dei processi
documentali ed organizzativi
Per creare un documento in digitale, anziché in analogico su carta, i singoli elementi del processo non cambiano, ma con l’elevata automazione raggiunta e con la dematerializzazione dei supporti cartacei, ogni passaggio è reso più efficiente ed il risparmio, in termini di costi e di tempo, è sostanziale.
| ATTIVITÀ | DOCUMENTO CARTACEO | DOCUMENTO DIGITALE |
|---|---|---|
| Composizione | Gestionale/wordprocessor, stampa, compilazione a penna, annotazioni a penna, allegati. | Gestionale/wordprocessor, compilazione form pdf, annotazioni digitali, allegati elettronici. |
| Consultazione | Sfoglio cartaceo | Visualizzazione multicanale: mobile, web, desktop. |
| Identificazione | Documenti di identità, de visu. | Identificazione elettronica digitale. |
| Certificazione | Firme, timbri, posta, raccomandate. | Firme e timbri elettronici, PEC, glifi. |
| Archiviazione | Catalogazione con cartelle e faldoni. | Indicizzazione automatica con record di dati. |
| Privacy | Armadi e stanze protetti da serrature. | Criptazione, profilazione di accesso ai dati. |
| Conservazione | Mantenimento per anni in luoghi garantiti, operazioni di controllo manuali. | Processo di conservazione a norma digitale con controlli anche automatizzabili. |
| ATTIVITÀ | DOCUMENTO CARTACEO | DOCUMENTO DIGITALE |
|---|---|---|
| Trasmissione | Movimentazione, posta tradizionale con assicurate e plichi. | Flussi di bytes, fonia mobile, reti informatiche e TLC. |
| Ricerca | Manuale, locale. | Con software di ricerca, ovunque e senza spostamento di risorse. |
| Alienazione | Distruzione fisica al macero. | Cancellazione sicura di record e file. |
| Spazi | Scaffalature ed immobili, anti incendio, sicurezza locali. | Archiviazione dati su server sicuri. |
| Costi | Personale, tempi di lavorazione, carta, stampa. | Automazione, semplificazione, rapidità, dematerializzazione. |
| Rischi | Distruzione archivi, smarrimento documenti o errata catalogazione, dolo, alterabilità dei documenti. | Backup, sicurezza fisica e informatica dei server, documenti protetti. |
I vantaggi della svolta digitale
una medaglia senza l’altra faccia
Gestire digitalmente produzione, certificazione, archiviazione e consultazione dei documenti presenta molteplici vantaggi:
- Risparmio di costi, grazie all’efficientamento di tutto il processo, alla conseguente riduzione di tempo e risorse, al risparmio sui materiali di consumo.
- Superamento delle distanze fisiche: i documenti non dovranno viaggiare avanti e indietro tra clienti, agenti, promotori, sedi centrali, archivi, ma saranno al sicuro al loro posto e al contempo accessibili e utilizzabili dagli operatori coinvolti.
- Maggiore efficienza, maggiore automazione, quindi maggiore produttività.
- Limitazione degli errori, poiché i margini di modifica sono limitati e la conformità del documento prodotto garantita.
- Miglioramento dell’immagine dell’azienda, che offre ai propri clienti procedure più snelle e “al passo con i tempi”.
- Aumento di tutti gli aspetti legati alla sicurezza (privacy, falsificazione, distruzione, smarrimento, periziabilità) grazie agli elevati standard di sicurezza informatica e crittografia.
- Grazie alla semplicità d’uso della soluzione HitSignUp e alla sua estrema personalizzazione, ottenere questi vantaggi non comporterà alcuna difficoltà o rinuncia.
Definire il quadro
molte domande, una sola risposta
Per individuare la soluzione più adatta ad ogni singola esigenza è importante porsi alcune domande, grazie alle quali costruire e personalizzare lo scenario digitale con le molteplici funzioni di HitSignUp.
- Produco già documenti in digitale dall’origine?
- Questi documenti diventano cartacei per esigenze di trasmissione, sottoscrizione, esibizione, archiviazione?
- Quali Firme Elettroniche potrei usare su questi documenti: Firma Elettronica Semplice (FES), Firma Elettronica Avanzata (FEA) o una Firma Figitale (FD), magari Remota (FDR)?
- Nella legislazione e nei regolamenti di riferimento cui l’azienda deve sottostare (IVASS, ABI, SSN, etc.) sono previsti i documenti informatici, le Firme Elettroniche, la conservazione a norma, l’uso della PEC? Potrei predisporre un processo FEA con firme grafometriche sui miei documenti?
- Quali hardware e software devo acquistare per apporre Firme Elettroniche?
- Dove archivio i documenti informatici che ottengo?
Quindi, una volta conosciuti e analizzati i propri processi interni,
sarà possibile efficientarli?
Certamente sì, grazie alla svolta digitale di HitSignUp.
La soluzione HitSignUp
l’inchiostro diventa digitale
HitSignUp è la soluzione software componibile e modulare, che ottimizza e semplifica, digitalizzandolo, l’intero processo documentale, gestendone ogni fase, dalla creazione del documento alla sua compilazione, dalla raccolta della firma elettronica alla sua apposizione, dalla trasmissione all’archiviazione.
In questo modo riduce i passaggi, i tempi, le distanze e gli errori in qualsiasi processo documentale, garantendo aderenza alla compliance aziendale riducendo al minimo, se non eliminandole, le operazioni manuali degli utenti sui dati ed i documenti trattati.
HitSignUp realizza la digitalizzazione dei documenti attraverso la raccolta e apposizione delle firme elettroniche, la compilazione form in PDF, la gestione degli allegati elettronici, la raccolta dati con form dinamiche e strumenti di OCR da scanner o mobile, e tanto altro ancora!
Le caratteristiche del ponte HitSignUp
- Si adatta ad ogni tipo di sponda perché è compatibile e adattabile a qualsiasi architettura software già in uso per le singole fasi del processo di gestione documentale.
- È leggero perché è un software agile, senza particolari necessità hardware o eccessivamente affamato di risorse, si adatta sempre alla situazione.
- Ha ampie carreggiate, non si generano mai traffico né code, perché è progettato in modo snello ed è semplice da usare, quindi il risparmio di tempo è garantito e costante.
- È sicuro, perché programmato per gestire i dati in modo protetto tramite algoritmi di crittografia AES ed RSA.
- È unico perché completamente personalizzabile e customizzabile, anche senza interventi di programmazione, secondo le specifiche esigenze del cliente.
- Ha accessi riservati, infatti la privacy del dato è gestita by design, garantendo che solo i dati desiderati passino da una parte all’altra.
Funzionalità
CONNECTOR
L’integrazione verso i sistemi aziendali
AUDIT
Audit trail e log delle attività
OFFLINE
I documenti digitalizzati dove vuoi
XML
Canale di comunicazione basato su XML
SAFE
Sicurezza e privacy by design
SIGN
Apposizione delle firme elettroniche
DATA
Raccolta dati con form dinamiche
FORM
Compilazione form in PDF
SCAN
Strumenti di OCR da scanner o mobile
ATTACH
Gestione degli allegati elettronici
Perché scegliere la soluzione HiT
un ponte solido e snello, che ti porta dove serve
HitSignUp nasce dalla pluridecennale esperienza di HiT nell’integrazione di diversi software allo scopo di ottenere processi automatici di produzione e verifica documenti in differenti formati e settori, nazionali ed internazionali, quali ad esempio quello editoriale, finanziario, assicurativo, sanitario, multiutility, e Pubbliche Amministrazioni.
Documenti e contenuti passano continuamente da un contesto di elaborazione all’altro, rimbalzando tra le due sponde di produzione e fruizione.
Ogni giorno i sistemi HiT sono impegnati nella produzione e trasmissione di migliaia di file xml e pdf in modo controllato e monitorabile, a tutto vantaggio della sicurezza e qualità dei workflow dei propri clienti.
La soluzione HitSignUp poggia su due pilastri fondanti: la gestione della privacy by default e la garanzia di sicurezza e riservatezza dei documenti by design, perché le informazioni presenti su di essi sono un bene prezioso per i nostri clienti.
HitSignUp ben si adatta ad ogni realtà aziendale, dallo studio professionale alla grande azienda, in un’ottica enterprise. Inoltre ogni aspetto normativamente definito (Firme Elettroniche Avanzate o Conservazione digitale, ad esempio) è gestito in modo strettamente aderente alle leggi italiane o europee in vigore.
L’indipendenza dalle Certification Authority delle soluzioni HiT rende l’azienda che le adotta libera di rivolgersi, in ogni momento, ai prodotti di Firma Digitale locale o remota, Marca temporale e PEC più adatti all’esigenza della singola procedura da digitalizzare.
Il fatto che HiT sia una software house ed HitSignUp un prodotto realizzato nei propri laboratori, fornisce garanzie di personalizzabilità ed evoluzione delle funzionalità esistenti.
HiT ha contribuito alla fondazione di AIFAG, Associazione Italiana Firma Elettronica Avanzata Biometrica e Grafometrica, in quanto crede fermamente nella necessità di standardizzare l’interoperabilità delle soluzioni di gestione della firma elettronica ed in particolare della firma grafometrica. Crede anche che per ottenere questo obiettivo sia necessario un confronto tra operatori del settore, istituzioni ed i clienti delle soluzioni. HiT ha partecipato attivamente ai Gruppi di Lavoro dell’associazione.
Dal 16 luglio 2019, AIFAG, è confluita in ANORC, Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Custodia dei dati, delle informazioni e dei documenti digitali, di cui HiT è socio sostenitore.
I temi di cui AIFAG si occupava diventano ora temi a più ampio respiro, avendo individuato come fattore chiave della digitalizzazione l’intero processo di trasformazione da analogico a digitale del documento. HiT partecipa attivamente ai Gruppi di Lavoro ANORC.
