Attività complesse diventano semplici

L’attività di compilazione documenti è un’attività complessa, che raggruppa e unisce molteplici informazioni, raccolte in diversi modi e in diversi tempi e da diverse persone, dialogando di continuo con i gestionali aziendali dove risiedono altre informazioni che concorrono al completamento dei documenti.
HitSignUp, grazie all’utilizzo di procedure configurabili e automatizzabili, rende questa attività semplice, basando la comunicazione tra i sistemi su un protocollo di comandi che usa come supporto lo standard xml.
Inoltre HitSignUp è in grado di esportare i dati inseriti dagli utenti nelle Form PDF o nelle Form dinamiche, in un file xml a corredo del documento, implementando il database aziendali o gli indici di archiviazione.
Si evitano, quindi, possibili “perdite” di informazioni contenute solo nel documento, oppure operazioni di lettura e travaso manuali da parte di personale di backoffice

Form PDF

Compilazione di form contenute all’interno del documento PDF

Con HitSignUp è possibile digitalizzare il documento, non solo tramite l’apposizione delle Firme Elettroniche, ma anche raccogliendo altre informazioni e correlandole al documento in modo certificabile.
Oltre a raccogliere le firme del soggetto interessato, spesso sono necessarie ulteriori informazioni che nell’anagrafica importata sul documento dal gestionale non erano presenti, come ad esempio il consenso a ricevere materiale pubblicitario, il consenso a cedere a terzi i suoi dati e magari anche l’indirizzo email che era sfuggito.
Quindi il documento da trattare si presenta come un Form PDF che deve essere compilato su cui poi si raccoglieranno le firme di accettazione.
HitSignUp gestisce i campi Form PDF previsti nello standard di Adobe.

Form dinamiche

Non solo i dati sul documento: il processo necessita della raccolta di altre informazioni

La produzione di documenti dai gestionali aziendali, la raccolta di sottoscrizioni o dati per compilarli non è sempre sufficiente a completare il set di informazioni che permettono al processo di essere documentato nella sua interezza.
Un esempio di queste informazioni sono i dati letti da allegati al documento, oppure valori identificativi delle procedure, utili ai sistemi che riceveranno il documento digitale per classificarlo ed indicizzarlo, permettendone la successiva ricerca, oppure dati di contesto della postazione impiegata per la digitalizzazione come GPS, identificativo degli utenti nel sistema informativo.
HitSignUp permette di specificare quali form di raccolta dati devono essere visualizzate durante la compilazione del documento stesso, di gestire per ogni campo le proprietà di ReadOnly o Visibile, in modo da garantire il passaggio di informazioni non modificabili dagli utenti del programma, fare un match con gli eventuali campi modulo PDF presenti nel documento stesso, per ridurre la compilazione manuale ad una sola azione anziché ripeterla più volte.

Attach

Gestione degli allegati elettronici

Alcune pratiche sono completabili solo raccogliendo degli allegati al documento in corso di digitalizzazione, come scansioni, immagini, altri Pdf o registrazioni audio o video.
Con HitSignUp è possibile raccogliere questi materiali durante la compilazione e fare in modo che vengano allegati al documento stesso e inviati al sistema ricevente, che potrà archiviarli come allegati o come documenti correlati.

Scan

Strumenti di cattura delle immagini ed OCR da scanner e mobile

HitSignUp permette, attraverso potenti strumenti di scansione e riconoscimento caratteri (OCR), l’acquisizione di immagini e testi da diverse fonti, quali smartphone, webcam, scanner, bluetooth.
La componente OCR può essere locale all’applicazione, o remota su smartphone e tablet.
Una volta acquisita l’immagine, sarà possibile il riconoscimento del testo contenuto.
L’utente potrà procedere con le operazioni di verifica manuale, confrontando a video l’immagine scansionata ed il testo riconosciuto, oppure automatica, grazie all’incrocio con dati già inseriti, restituiti dal flusso del processo in corso.

Compilazione documenti